Configurar o Horário no EyevolveLab Workspace #

Há duas maneiras de configurar o horário no EyevolveLab.

Pode configurar o horário geral de trabalho para toda a empresa na configuração “Horários de trabalho e dias de descanso” na página de definições.

Defina individualmente o horário de trabalho e o horário de serviços, e adicione Dias de descanso e Dias Especiais para cada funcionário.

Atenção:

Se configurar as Horas de Trabalho através da configuração Horários de trabalho e dias de descanso nas definições, essas horas de trabalho só se aplicarão a funcionários recém-criados, não a funcionários existentes. Se quiser modificar a agenda de funcionários existentes, precisará de modificar suas Horas de Trabalho editando o perfil do funcionário diretamente.

Se todos os seus funcionários devem ter as mesmas horas de trabalho, recomendamos que primeiro configure as Horas de Trabalho da empresa e, em seguida, comece a criar funcionários.

Ao entrar no perfil do funcionário, verá três separadores relacionados ao horário – Horário de trabalho, Dias especiais e Dias de descanso:

Horário de trabalho – É aqui que define horas de trabalho personalizadas e pausas para qualquer funcionário individualmente, caso as horas de trabalho e pausas deste funcionário forem diferentes das definidas nas configurações globais da empresa.

Pode escolher diferentes horários de trabalho e pausas para qualquer dia da semana. Se quiser definir o mesmo horário para toda a semana, basta configurar o horário de segunda-feira e, em seguida, clicar no botão “Aplicar a todos os dias” – desta forma, o horário de segunda-feira será copiado para todos os outros dias.

Também é possível adicionar vários períodos durante o dia e definir um conjunto diferente de serviços para cada período. Desta forma, pode criar um horário de serviço flexível para os seus colaboradores.

No lado direito de cada período, verá uma opção para selecionar os serviços. Você pode selecionar um, dois ou mais serviços, e esses serviços selecionados serão fornecidos pelo seu funcionário apenas nesse período. Assim, por exemplo, você pode definir o serviço “Urgência Hospitalar” das 22h às 12h, e a “Medicina Geral” das 19h às 20h.

Atenção:

Se o seu funcionário trabalhar em todos os Serviços Atribuídos, não deve selecionar nenhum serviço no menu “Serviços” do separador Horas de Trabalho, pois o EyevolveLab usará automaticamente todos os serviços aos quais o funcionário está atribuído nesse período de trabalho. Se selecionar todos os serviços e adicionar um novo serviço mais tarde, o funcionário não será atribuído automaticamente a esse novo serviço.

Além disso, também é possível definir vários locais ou locais separados para o horário de trabalho de cada funcionário. Nos detalhes do funcionário, tem de definir o local de trabalho padrão, portanto, se o seu funcionário trabalha apenas num único local, basta defini-lo no separador “Detalhes”, e não terá que defini-lo nas horas de trabalho para cada período pois o local padrão será atribuído automaticamente a todos os períodos.

No entanto, se tiver um funcionário que trabalha em vários locais, poderá escolher um ou mais locais para cada período de tempo criado. Desta forma, o mesmo funcionário pode ser reservado para serviços específicos em determinadas horas num determinado local e, em seguida, fornecer os mesmos serviços ou serviços diferentes noutro local diferente.

Se adicionar vários locais no horário de trabalho do funcionário, assim que um local for selecionado no momento da marcação, todos os outros locais serão bloqueados neste momento.

Observação: Se os seus locais estiverem fisicamente separados, tenha em consideração que os seus funcionários precisarão de tempo para se deslocarem de um local para outro, portanto, pode ser necessário adicionar tempos de buffer para os seus serviços, a fim de possibilitar que os funcionários passem de uma marcação para outra.

ATENÇÃO – Potenciais problemas:

Depois de configurado, poderá eventualmente ter os seguintes problemas:

A disponibilidade dos funcionários nos formulários de reserva de do agendamento autónomo não corresponde às configurações de do workspace (back-end) – Se isso acontecer, verifique se ativou a opção Mostrar slots de reserva na opção de fuso horário do cliente nas Configurações gerais do plugin.

Todas as datas aparecem no calendário como indisponíveis – Isso pode acontecer se a duração do serviço estiver configurada para ser maior do que os períodos de trabalho do funcionário, portanto, o serviço não pode caber em sua agenda.

Se algumas datas ou algumas horas no calendário não estiverem disponíveis, e devem estar – verifique se você tem a integração de calendário do Google ou do Outlook configurada. Desative temporariamente a opção ” Remover slots ocupados do Google Calendar ” ou “Remover slots ocupados do calendário do Outlook” e verifique a página de agendamento autónomo novamente – se as datas/slots estiverem lá, o seu funcionário tem alguns eventos ocupados no calendário pessoal/trabalho (Google Calendar / Outlook) que estão a bloquear datas/horas.

Dias de folga – Da mesma forma que o horário de trabalho, pode também definir dias de descanso personalizados para cada funcionário.

Clique no botão “Adicionar dia de descanso” e verá várias novas opções.

Insira o nome do dia de folga, uma data ou um intervalo de datas e especifique se deseja que esse dia de folga se repita anualmente. Depois de clicar em “Adicionar Dia de descanso“, este será guardado. Dependendo se é um dia de folga repetitivo ou único, ele será colorido em laranja ou vermelho na lista.

Dias Especiais – Este recurso permite configurar um ou vários dias quando o horário do funcionário é de alguma forma diferente do padrão.

Por exemplo, pode-se ter horários de trabalho diferentes, prestar serviços diferentes e/ou trabalhar num local diferente apenas durante uma quinta-feira.

Se precisar de definir horas de trabalho mais curtas ou mais longas para apenas um dia ou um período, definir um serviço diferente para um dia específico ou uma semana inteira, ou atribuir o funcionário a um local diferente por um dia – aqui pode fazer isso.

Depois de configurado, ele substituirá as horas gerais de trabalho do funcionário e a sua agenda de serviço, mas não substituirá os dias de folga.

Clique no botão “Adicionar dia especial” e a seção de configuração aparecerá. Na opção “Data” escolha uma data ou um intervalo de datas, defina um ou vários períodos com horas de trabalho, escolha um ou vários serviços para cada um deles na opção “Serviço” e selecione um local específico na opção “Local“, de acordo com a configuração do dia especial.

Depois de configurar o horário especial, clique no botão “Gravar dia especial” e este horário será aplicado. Se tiver serviços que são fornecidos apenas de tempos em tempos (não diariamente ou semanalmente, mas em ocasiões específicas), esse recurso é uma combinação perfeita para configurar esses serviços.

Pode simplesmente eliminar as horas de trabalho de um funcionário e apenas usar os dias especiais, para que o calendário no agendamento autónomo mostre o primeiro horário de compromisso disponível. Isso é útil, especialmente para serviços que acontecem de tempos em tempos. Os clientes não precisarão pesquisar uma data. Em vez disso, o mês com a data disponível será mostrado imediatamente.

Atenção: os funcionários também podem editar suas informações, horário, dias de folga e dias especiais. Pode escolher se o funcionário terá autonomia para alterar estas opções, ou não. Para configurar, deve aceder ao menu Definições de Funções e escolher o que poderão fazer.

Depois de definir tudo, clique no botão “Gravar” e o horário do funcionário será aplicado.

Observação: se precisar de vários períodos para uma única data (ou um intervalo de datas), certifique-se de adicioná-los num único Dia Especial. Configurar vários Dias Especiais para a mesma data pode causar problemas com a disponibilidade dos seus funcionários.